Multitasking: el bo, el dolent i l'estressant

Nia Plamenova
Professora del Màster en Direcció i Gestió de Persones a les Organitzacions
Professora associada al dept. d'Estratègia Empresarial i de Gestió
__

No fa massa temps, la frase "gran treballador multitasca" en un currículum es considerava una insígnia d'honor, que demostrava la capacitat de fer malabars amb múltiples projectes i peticions d'interlocutors de manera simultània. La fama de la multitasca ha decaigut progressivament en la darrera dècada, ja que les proves han demostrat sistemàticament que no és la manera més eficient ni eficaç de treballar i de viure. 

De fet, quan parlem de treball intel·lectual, els experts assenyalen que la multitasca no existeix, sinó que el que fem és repartir i canviar la nostra atenció entre dues o més tasques (pensa en aquells moments en què tens 3 projectes diferents i 17 pestanyes obertes -tècnicament, et centres en cadascuna d'elles d'una en una). Aquest canvi té un alt cost cognitiu, ja que requereix un gran esforç mental per tornar a posar l'atenció i els recursos cada vegada. Podem trigar fins a 23 minuts i 15 segons a tornar a concentrar-nos realment en una tasca després d'haver passat a una altra. 

La fama de la multitasca ha decaigut progressivament en l'última dècada, car les proves han demostrat sistemàticament que no és la manera més eficient ni eficaç de treballar i de viure

Un dels experiments més cridaners sobre el tema va revelar que la multitasca (atendre al correu electrònic i a les trucades entrants, per exemple) provoca una caiguda de 10 punts en el coeficient intel·lectual (CI) dels participants, el mateix resultat que si s'hagués perdut una nit de son. Curiosament, l'estudi també va descobrir que la multitasca té més del doble d'efecte que fumar marihuana pel que fa a la caiguda del CI. Malgrat que l'estudi va ser sensacionalista i la seva metodologia qüestionada, els efectes negatius de l'alternança de tasques han estat corroborats per moltes altres fonts. 

Un metaanàlisi de 26 estudis va aportar proves que la multitasca està directament relacionada amb nivells més alts d'estrès (més activació del sistema nerviós simpàtic i menys activació del sistema nerviós parasimpàtic mentre es duu a terme la multitasca). Un estudi de la Universitat de Califòrnia a Irvine va demostrar que, a vegades, les persones compensen el canvi de tasques treballant més de pressa, però a cost d'augmentar l'ansietat.

Una cultura laboral que empeny a la multitasca

Tanmateix, molts de nosaltres ens sentim forçats a dur a terme diverses tasques alhora. Això es deu al fet que la multitasca (i l'ansietat que genera) encaixa perfectament en la nostra cultura de la pressa, en què el valor humà d'una persona depèn totalment dels resultats que obtingui (com més ràpidament millor, per descomptat). Si a això hi afegim l'experiència de la quarantena, que va obligar molts pares i mares a treballar i fer les tasques de la llar de manera simultània, amb l'afegit de la incertesa i la constant re-priorització, tenim una tempesta perfecta d'ansietat. 

La multitasca encaixa perfectament en la nostra cultura de la pressa, en què el valor humà de cadascú depèn íntegrament dels resultats que obté

Optimitzar el nostre temps sembla una bona idea en una vida amb escassetat de temps: la nostra ment es mou més de pressa que el món exterior (podem sentir més paraules per minut de què hom pot pronunciar), així que ens enganyem a nosaltres mateixos per sobreoptimitzar-ho tot. Mentre atenem una trucada de Zoom, per què no utilitzem aquest poder cerebral extra per organitzar el viatge del pròxim cap de setmana? No obstant això, estem emprant el poder cognitiu per percebre els matisos, processar el que estem escoltant i el que està succeint al nostre voltant, així que quan afegim una altra activitat, realment estem sobrecarregant la nostra ment en comptes d'optimitzar el nostre temps. 

També tendim a sobreestimar que bons som en la multitasca: els multitasca intensos són menys competents per dur a terme diverses coses alhora que els multitasca ocasionals. Sembla que la multitasca és una de les poques coses a la vida en què la pràctica ens perjudica.

Hi ha estones per a la multitasca

És tot dolent? No, hi ha estones per a la multitasca: quan intervenen diferents parts del cervell i una de les tasques requereix un nivell d'atenció baix -per exemple, escoltar un pòdcast o atendre una trucada mentre es buida el renta-vaixelles. La multitasca també pot ser útil quan l'apliquem per augmentar la motivació -veure el teu programa de televisió preferit mentre fas exercici sembla que funciona a molta gent. A més, hi ha proves que apunten que el resultat varia si escollim les nostres tasques múltiples de manera voluntària o si ens les imposen: quan hem decidit què és el que fem, és menys probable que patim les conseqüències negatives del canvi d'atenció.

Tot i això, quan es tracta d'una feina intel·lectualment exigent, paga la pena considerar la possibilitat de fer monotasca. 

Hi ha proves que apunten que el resultat varia si escollim la nostra tasca múltiple de manera voluntària o si ens la imposen

Com? En primer lloc, fes que el teu entorn sigui apte per a la monotasca (apaga les notificacions, amaga el telèfon -el simple fet de veure el mòbil a la taula mentre treballes afecta negativament a la teva capacitat cognitiva-, programa temps per a treball en profunditat...). Si et resulta incòmode, utilitza períodes de temps curts: per exemple, prova el mètode Pomodoro per forçar-te a concentrar-te només en una tasca durant 20 minuts seguis (pots afegir Pomodoro com a extensió al teu navegador). 

En segon lloc, si t'és absolutament necessari dur a terme diverses tasques alhora, procura treballar per grups. És a dir, treballar simultàniament en tasques similars entre si, ja que això redueix el cost cognitiu del canvi d'atenció. 

En tercer lloc (i això pot funcionar només a algunes persones), pots establir terminis més curts quan sigui apropiat -el nostre impuls de fer diverses coses alhora tendeix a disminuir dràsticament com més ens acostem a una data límit. Quan, de sobte, descobreixis que només tens 15 minuts per preparar una reunió en comptes de 30, és menys probable que responguis una trucada mentre et prepares. 

L'atenció és la moneda d'or del món laboral actual, i el moviment de mindfulness fa dècades que transmet aquest missatge

Finalment, pots intentar fer monotasca a escala social i, un cop vegis els beneficis d'estar plenament present a les converses amb la resta, et pot servir per reforçar la motivació de fer monotasca en altres àmbits. 

L'atenció és la moneda d'or del món laboral actual, i el moviment del mindfulness fa dècades que transmet aquest missatge. Paga la pena escoltar-lo, pel bé de la nostra salut mental i, potser, d'uns resultats laborals més nítids.